¿Cuándo se hace necesario plantear la creación de una Central de Compras y Servicios?
Cuando nuestro negocio debe competir en un entorno con una progresiva aparición de grandes superficies, cadenas u otras formas de comercialización que permiten acceder a mejores condiciones de negociación con proveedores y mayores cuotas de presencia en el mercado.
La CCS es una fórmula comercial que permite mantenerse en el mercado de forma competitiva mejorando la negociación con el proveedor por la gestión de volúmenes agrupados, por la mayor información de mercado que cada asociado puede obtener del grupo y, en general, por todos los servicios que puede prestar una CCS que individualmente no se pueden realizar (servicios relacionados con la tecnología, servicios financieros, publicidad, etc.) y siempre manteniendo la titularidad e independencia relativa del propio negocio.

¿Por qué es interesante crear una Central de Compras y Servicios?
Porque permite mejorar la competitividad de nuestro negocio, esto es:

• Comprar mejor por la gestión de un mayor volumen de compra.
• Mayor información de mercado por la aportación de las experiencias individuales así como por la incorporación de un sistema de información de mercado.
• Mayor seguridad en la gestión por el intercambio de experiencia entre personas con intereses similares y por la incorporación de profesionales en gestión.
• Más servicios cuyos costes no son asumibles individualmente.

Cuando hablamos de una solución para una central de compras de un grupo de empresas es importante definir cuáles son los objetivos a alcanzar:

• Contar con un sistema de información que me permita, en todo momento, disponer de información y conocer el estado de las compras, ventas a los asociados, situación de tesorería, etc.
• Un sistema que no permita brindar servicios a los asociados y descargue de tareas administrativas a los mismos. Por ejemplo, un mantenimiento centralizado de artículos, condiciones de compras con proveedores, ofertas… o incluso el mantenimiento de los contenidos web.
• Por otro, tener un sistema que nos ayude e reducir a la mínima expresión las labores administrativas (como mantenimiento de datos de consumos de los asociados) o el flujo habitual de compra/venta. Es decir, un sistema que nos ayude a alcanzar un alto grado de integración virtual con cliente y proveedores.

Pero ahora bien, cada grupo o central tiene un objetivo distinto. Y en este objetivo, en su valor diferencial, es donde alberga su ventaja competitiva.

En Consultoría IXEIA tenemos experiencia en 3 tipos de implantaciones en este ámbito que, según la cohesión de los asociados y la complejidad de la solución de negocio que requieren, podemos ordenarlas de la siguiente manera:
Centrales de Compra que tienen como único objetivo cerrar negociaciones beneficiosas para sus asociados. En este caso, su principal necesidad es disponer de la información de consumos de los asociados para poder negociar con los fabricantes. A nivel funcional, hay que definir un sistema que permita importar la información de los asociados. En este tipo de centrales también puede concentrarse otro tipo de servicios a los asociados como mantenimiento de las bases de datos de artículos o las webs para los asociados, siendo estos los principales casos o funcionalidades que encontramos.
 Centrales de Compra con servicio de facturación centralizada. Además de lo planteado en el punto anterior, todos los pedidos de los asociados pasan por la central, donde se unifican y se envían al proveedor quien debe servir a los asociados o, en algunos, casos al cliente final. En este caso, dado que la carga administrativa puede ser importante (el número de documentos y líneas que se pasan cada día por la central es muy elevado) la integración virtual toma una gran importancia. Es decir, implementar una solución que permita de forma ágil gestionar el tráfico de documentos de la forma más automatizada posible. En este caso, la gestión de tesorería también es importante ya que, habitualmente, la central se ve obligada a cumplir con sus pagos ante los proveedores pero, al no poder dejar de servir a sus asociados (salvo en casos extremos) suele tener grandes variaciones de tesorería.
Por último estaría el almacén central que montan distintos asociados. En este caso, la integración entre los aplicativos debe ser total y, a diferencia de los casos anteriores donde es mucho más difícil, es importante, para garantizar la perfecta integración, que todos los socios cuenten con el mismo software.